Czekamy na oferty operatorów gastronomii Pol’and’Rock Festival

Zapytanie ofertowe

Dotyczy: Wyłonienia oficjalnych operatorów gastronomicznych Pol’and’Rock Festival na rok 2026 oraz 2027

ZŁOTY MELON SP. Z O.O.
PRODUCENT WYKONAWCZY POL’AND’ROCK FESTIVAL
W IMIENIU ORGANIZATORA
FUNDACJI WIELKA ORKIESTRA ŚWIĄTECZNEJ POMOCY
ZAPRASZA DO SKŁADANIA OFERT DOTYCZĄCYCH
OFICJALNYCH OPERATORÓW GASTRONOMII W LATACH 2026-2027

1. Informacje o wydarzeniu

Pol'and'Rock Festival to letni Festiwal muzyczny organizowany na przełomie lipca i sierpnia w Polsce.
Organizatorem Festiwalu jest Fundacja Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy, która tym letnim koncertem chce podziękować wszystkim wolontariuszom i ludziom wspierającym jej styczniowe, finałowe działania.

W najbliższych edycjach:

• 32. Pol’and’Rock Festival ma odbyć się w dniach 30.07-1.08.2026
• 33. Pol’and’Rock Festival ma odbyć się w dniach 29-31.07.2027
  
  

Miejsce: Lotnisko Czaplinek-Broczyno

 
W przypadku roku 2026 na terenie festiwalu od wtorku 28.07 (g. 12:00) do niedzieli 02.08 (g. 12:00) przez 6 dni w cyklu 24h działają dwie strefy gastronomiczne, w których żywią się festiwalowi goście.

W przypadku roku 2027 na terenie festiwalu od wtorku 27.07 (g. 12:00) do niedzieli 01.08 (g. 12:00) przez 6 dni w cyklu 24h działają dwie strefy gastronomiczne, w których żywią się festiwalowi goście.

2. Przedmiot zapytania

Przedmiotem konkursu ofert jest wyłonienie dwóch operatorów gastronomicznych, którzy będą świadczyli usługi sprzedaży gotowych posiłków na wydzierżawionym przez Organizatora terenie na Festiwalu.

Przedmiot zapytania obejmuje dwie strefy gastronomiczne:

• STREFA A – o wymiarach 120 x 100 / 12.000 m2 powierzchni, (kwota za dzierżawę za każdy rok w wysokości minimum 600 000 zł netto) – strefa jest umiejscowiona ok. 400 m od linii sceny,
• STREFA B – o wymiarach 130 x 70 / 9.100 m2 powierzchni (kwota za dzierżawę za każdy rok w wysokości minimum 400 000 zł netto) – strefa jest umiejscowiona ok. 1000 m od linii sceny.

3. Wymagania dotyczące oferty

Oferta powinna zawierać:

• opis doświadczenia Oferenta w żywieniu uczestników imprez masowych (należy wskazać minimum 3 imprezy masowe z ostatnich 2 lat z informacją o liczbie żywionych uczestników),
• plan proponowanej strefy gastronomicznej z uwzględnieniem: strefy zaplecza, kuchni, stoisk sprzedażowych, miejsc do spożywania posiłków (wskazanie ilości miejsc siedzących),
• wykaz dostawców półproduktów (piekarnie, mięso itp.),
• opis mechanizmu sprzedaży – proces zakupu i wydawania posiłków,
• liczbę osób/personelu obsługujących strefy (z wyszczególnieniem stoisk sprzedażowych),
• propozycję zróżnicowanego menu (uwzględniającego minimum 3 posiłki wegetariańskie i 3 wegańskie) wraz z cenami,
• wskazanie, którą strefą zainteresowany jest Oferent (A, B, A+B) z propozycją kwoty dzierżawy, biorąc pod uwagę minimalne wymagania Producenta Wykonawczego

4. Zakres obowiązków Oferenta

Oferent będzie zobowiązany do:

• pokrycia kosztów związanych z uzbrojeniem terenu w media (woda, prąd), sprzątanie, kontenery do składowania odpadów stałych, zaplecze sanitarne, wygrodzenia, hale namiotowe, kontenery biurowe oraz zabezpieczenie stref przez ochronę. (Ze względu na zapewnienie bezpieczeństwa uczestników Festiwalu, jego sprawny przebieg oraz z przyczyn logistycznych, usługi te Oferent musi zamówić u Producenta Wykonawczego Festiwalu lub podmiotu przez niego wskazanego),
• zagwarantowania przyjmowania od kupujących płatności w gotówce jak również za pośrednictwem pieniądza elektronicznego (karty bankowe, urządzenia mobilne, BLIK, itp.) (Ze względu na zapewnienie bezpieczeństwa uczestników Festiwalu, jego sprawny przebieg oraz z przyczyn logistycznych, terminale do realizacji płatności elektronicznych Oferent musi zamówić w firmie wskazanej przez Producenta Wykonawczego Festiwalu.),

Dostawa kawy, herbaty, napojów do stref gastronomicznych będzie realizowana przez Producenta Festiwalu lub firmę wskazaną przez Producenta Wykonawczego Festiwalu na zlecenie i koszt Oferenta. Dodatkowo Oferent będzie zobowiązany do brandowania stanowisk markami, które wskaże Producent Wykonawczy Festiwalu.

Dostawy półproduktów do stref gastronomicznych w trakcie trwania Festiwalu są możliwe jedynie w godzinach nocnych: 02:00 – 06:00 na podstawie wydanej przez Producenta Wykonawczego Festiwalu personalizowanej wjazdówki. W pozostałych godzinach obowiązuje zakaz poruszania się samochodów po terenie Festiwalu.

Oferent zobowiązany będzie do uzyskania zgody od Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej na prowadzenie działalności na Festiwalu oraz do zabezpieczenia PPOŻ zgodnie z wymogami ustawy.

Oferent nie będzie miał prawa do poddzierżawy terenu oraz zlecenia sprzedaży podmiotom trzecim bez uprzedniej pisemnej zgody Producenta Wykonawczego Festiwalu.

5. Dodatkowe informacje

Wszelkie pytania związane z przygotowaniem oferty można składać do dnia 10.11.2025 r. na adres mailowy [email protected]

Producent Wykonawczy Festiwalu dopuszcza złożenie oferty na jedną wybraną strefę bądź na dwie.

Producent Wykonawczy Festiwalu zastrzega sobie prawo do odwołania konkursu ofert w dowolnym momencie.

Oferty należy złożyć drogą mailową na adres [email protected] w tytule wpisując przedmiot zapytania: Nazwę oferenta - GASTRONOMIA – STREFA A lub B lub A+B

W przypadku braku ofert na strefę A lub B Producent Wykonawczy może zaproponować jej obsługę Oferentowi, który nie został wybrany do realizacji strefy, na którą złożył ofertę.

Oferent Przyjmuje do wiadomości i akceptuje fakt, że na terenie Festiwalu znajduje się market Lidl (z zastrzeżeniem, że nie ma zgody na sprzedaż gotowych posiłków).

Na oferty czekamy w nieprzekraczalnym terminie do 15.11.2025 r.

Oferty przesłane po tym terminie nie będą brane pod uwagę.

Po wyłonieniu oficjalnych operatorów gastronomicznych Producent nie przewiduje dopuszczenia innych podmiotów do sprzedaży wyżywienia na terenie Festiwalu.