Compliance bei der Rechnungsstellung Bundesfinanzministerium feilt an der E-Rechnung

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Am Horizont sieht man bereits ein zentrales steuerliches Meldewesen. Bis dahin feilt das Bundesfinanzministerium immer mal wieder an der E-Rechnung. Bereits für das vierte Quartal dieses Jahres stehen Änderungen und Präzisierungen an.

Vor kurzem veröffentlichte das Bundesfinanzministerium (BMF) ein neues Entwurfsschreiben zur elektronischen Rechnungsstellung. Darin korrigiert das BMF Fehler des Einführungsschreibens vom Oktober 2024 und nimmt Ergänzungen vor. IT-BUSINESS sprach mit Oliver Rauschil, Senior Director Digital Sales Central Europe bei Quadient, wo die Reise bei den E-Rechnungen hingeht. Ihm zufolge hat das BMF vor allem technische Vorgaben präzisiert, insbesondere, worauf bei gängigen Rechnungsformaten wie der XRechnung zu achten ist. Demnach lassen sich mit „Extensions“ branchenspezifische Anforderungen abbilden, ohne die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben zu verletzen. Außerdem hat das BMF laut Rauschil klargestellt, dass alle rechnungsrelevanten Pflichtangaben im strukturierten XML-Datensatz enthalten sein müssen. Der Verweis auf Anlagen reicht nicht mehr aus. Und für Unternehmen besonders wichtig: „Ist eine E-Rechnung nicht korrekt formatiert, gilt sie als ‚sonstige Rechnung‘. Sie berechtigt damit nicht zum Vorsteuerabzug!“, so der Manager. Es geht also um viel Geld.

Rechtskräftigkeit und weiterer Weg

„Das Schreiben ist noch nicht rechtlich bindend“, betont Rauschil. Das BMF plane vielmehr, die finale Version im vierten Quartal dieses Jahres zu veröffentlichen. Derzeit haben die Verbände noch die Gelegenheit, dazu Stellung zu beziehen. „Soweit uns bekannt ist, wurde bisher darum gebeten, einige Inhalte noch klarer darzulegen oder mit Beispielen zu untermauern“, lautet seine Wasserstandsmeldung. Außerdem fordere die IHK konkret, einige geltende Erleichterungen beizubehalten. „Sie weist außerdem darauf hin, dass die CEN-Norm EN 16931 noch überarbeitet wird und dies berücksichtigt werden sollte“, so der Quadient-Mitarbeiter zum Stand der Dinge. Unternehmen sollten seiner Einschätzung nach davon ausgehen, dass die Regelungen weitestgehend in der vorgestellten Form rechtskräftig werden.

Wo es an der Umsetzung noch hapert

Mittelständischen Unternehmen fällt es oft schwer, die E-Rechnungspflicht umzusetzen, denn es fehlt laut Rauschil schlichtweg an Personal und Zeit. „E-Invoicing belastet zusätzlich in einer wirtschaftlich unsicheren Phase. Und: Für neue Prozesse braucht es in der Regel auch neue Tools, die erst in die IT-Infrastruktur integriert werden müssen“, so der E-Rechnungs-Experte. Häufig seien Finanz- und IT-Manager schon unsicher, was es fachlich bei E-Rechnungen zu beachten gilt.

IT-Dienstleister als „Lotsen“ in Sachen E-Rechnung

Die wenigsten Betriebe unterhalten eine eigene Abteilung nur für Compliance-Themen. Meistens deckt das die Finanzabteilung ab – zusätzlich zum Tagesgeschäft. Bei den unterschiedlichen technischen und rechtlichen internationalen Regelungen ist es allerdings kaum möglich, stets up to date zu sein. Die Rolle von IT-Dienstleistern aus diesem Umfeld sieht der Manager als erfahrenen „Lotsen“. So zumindest gehe Quadient an das Transformationsprojekt E-Rechnung heran.

Studie von Sevdesk

Die E-Rechnung setzt sich langsam durch

Rechtliche Anforderungen erfüllen

Doch welche Schritte sollten Unternehmen angehen, um sicherzustellen, dass ihre E-Rechnungen alle rechtlichen Anforderungen erfüllen und als ordnungsgemäß anerkannt werden? Der Dienstleister führt dazu aus, dass die Unternehmen gewährleisten müssen, dass alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten XML-Datensatz der E-Rechnung enthalten sind. „Denn nur dann gilt die E-Rechnung als ordnungsgemäß und berechtigt zum Vorsteuerabzug.“ Angaben wie Rechnungsadresse des Leistungsempfängers, Steuernummer, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer oder Leistungsbeschreibung haben vollständig und korrekt zu sein. In der Rolle als „Lotse“ empfiehlt er, ein- und ausgehende E-Rechnungen mit einem Validierungstool genau zu prüfen.

Für den gesamten Prozess würden sich SaaS-Lösungen anbieten, da sich diese relativ leicht in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren lassen und fehlende E-Invoicing-Funktionen ergänzen. „Für die Einführung und den Betrieb solcher cloudbasierten Portale braucht es zudem nur wenig Personal und IT-Fachkenntnis. Das kommt gerade dem Mittelstand entgegen“, so Rauschil.

Interoperabilität gewährleisten

IT-Dienstleister und Systemhäuser seien vor allem gefordert, ihre internen Kompetenzen auszubauen oder sich Partner ins Boot zu holen, die sich mit internationalem E-Invoicing und Compliance auskennen. „Entscheidend ist, dass IT-Dienstleister und Systemhäuser Interoperabilität gewährleisten. Konkret heißt das: Ihre Lösungen sollten mit verschiedenen Rechnungsstandards wie XRechnung, ZUGFeRD und lokalen XML-Standards ebenso kompatibel sein wie mit Plattformen wie Peppol oder nationalen Steuer-Meldesystemen“, so der Manager. Nur so können die Kunden in allen Märkten rechtssicher agieren, ohne für jedes Land eine Insellösung zu benötigen.

Steuerliches Meldesystem klopft bereits an

Der E-Rechnungs-Experte weist darauf hin, dass im Rahmen der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) auch Deutschland spätestens 2030 ein steuerliches Meldesystem einführen wird. Dann braucht es nach Einschätzung von Rauschil voraussichtlich für jede Rechnung eine transaktionsbezogene Echtzeitmeldung an ein zentrales System der Finanzverwaltung. Mit E-Invoicing legen Unternehmen jetzt schon den Grundstein dafür.

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