Gmail: Archivierte Mails finden, löschen und wiederherstellen

Das Gmail-Archiv kann oft komplizierter sein, als man denkt. Wir zeigen euch, wie ihr archivierte E-Mails schnell und einfach finden, löschen und wiederherstellen könnt. Zusätzlich erfahrt ihr mehr zur Gmail-Suche und über die Optimierung eurer Mail-Apps für Windows, Android und iOS. Inhaltsverzeichnis:

Gmail: Wo ist der Archiv-Ordner?

Wer nach Monaten oder gar Jahren sein E-Mail-Postfach ausmisten möchte, stellt sich in Bezug auf Gmail (kurz für Google Mail) vor allem die Frage nach dem Ort des Archiv-Ordners. Einfache Antwort: Es gibt ihn nicht. Googles Mail-Plattform verfolgt hier einen gänzlich anderen Ansatz.

Anstatt mit Ordnern hantieren wir mit Labels und Kategorien, die von Gmail teils automatisch, oft aber vom Nutzer manuell vergeben werden. Gibt es also ein Label oder eine Kategorie für das Gmail-Archiv? Leider nein. Werden Mails archiviert und nicht gelöscht, landen sie im Bereich "Alle E-Mails". Im 'Alle E-Mails'-Bereich von Gmail kann es schnell unübersichtlich werden Grund dafür ist, dass Google archivierte Nachrichten nicht etwa markiert, sondern ihnen das Label "Posteingang" entzieht, sodass sie in diesem nicht mehr angezeigt werden. Ein großes Problem vor allem bei Smartphones, da in nahezu allen gängigen Mail-Apps das Archivieren anstelle des Löschens standardmäßig aktiviert ist.

Heißt: Otto Normalverbraucher rechnet damit, dass seine E-Mails gelöscht werden. In Wirklichkeit aber stauen sich diese ohne Label und ohne Kategorie im Keller des Gmail-Accounts zu Tausenden auf. Zeit also zu klären, wie man die archivierten E-Mails finden, endgültig löschen oder im Notfall wiederherstellen und besser sortieren kann.

Gmail: Archivierte Mails finden und filtern

Das wichtigste Hilfsmittel, um an das Gmail-Archiv zu gelangen, ist die Suchfunktion. Ziel ist es, alle Mails zu finden, die weder im Posteingang noch in anderen vermeintlichen Ordnern (z.B. Papierkorb, Gesendet, Entwürfe) liegen und gleichzeitig keine persönlichen Labels verwenden. Die Gmail-Suchleiste gehört zu den wichtigsten Features beim Archivieren Genau hier wird es knifflig, da man sich an die speziellen englischen Suchbegriffe von Gmail gewöhnen muss. Sucht man etwa nach "-in:inbox", werden alle Mails angezeigt, die nicht im Posteingang aufbewahrt werden. Und so starten wir unseren Filter mit folgenden Befehlen.

Nützliche Befehle für die Gmail-Suche
Befehl	E-Mails die ...
-in:inbox	... nicht im Posteingang sind
-in:draft	... nicht in den Entwürfen sind
-in:trash	... nicht im Papierkorb sind
-in:sent	... nicht als gesendet gelten
-in:spam	... nicht als Spam markiert sind
has:nouserlabels	... keine Labels verwenden
-is:read (optional)	... bereits gelesen wurden
-is:unread (optional)	... noch nicht gelesen wurden

Wichtig: Führt die Suche mit den oben genannten Filter-Begriffen im Bereich "Alle E-Mails" aus. Zur Einfachheit könnt ihr euch diese direkt aus der folgenden Zeile kopieren und in die Gmail-Suchleiste einfügen.


Nach dem Bestätigen mithilfe der Eingabetaste sollte euch am Ende eine Liste vorliegen, die sämtliche archivierten Nachrichten enthält, die im Bereich "Alle E-Mails" versteckt waren und sich nicht in den erwähnten wichtigen Ordnern befinden. Nun kann es also ans Löschen gehen.

Gmail: Archivierte E-Mails löschen

Im Vergleich zum Suchen und Filtern der archivierten Mails ist das Löschen des Gmail-Archivs ein Kinderspiel. Ihr könnt wahlweise einzelne oder alle Elemente markieren und darüber hinaus dem Hinweis "Alle Nachrichten auswählen, die mit dieser Suche übereinstimmen" folgen, um mehrere Seiten des gefilterten Gmail Archiv-Ordners auf einen Schlag zu löschen. Archivierte E-Mails in Gmail nach Filterung löschen Am Ende landen die gelöschten Elemente im Papierkorb, der manuell geleert werden kann. Nachrichten, die länger als 30 Tage im Papierkorb waren, werden automatisch gelöscht.

Tipp: Wer seine Mails nicht direkt löschen, sondern besser archivieren möchte, kann im linken Hauptmenü das "+"-Symbol im Bereich Labels nutzen, um ein eigenes "Archiv"-Label zu erstellen. Danach können die gefilterten E-Mails dem Label - etwa per Drag-and-drop - hinzugefügt werden.
Mit einem neuen Label ... ... erstellt ihr euch ein echtes Archiv

Gmail: Archivierte Mails wiederherstellen

Für das Wiederherstellen von E-Mails gibt es zwei Szenarien. Befindet ihr euch in dem nach archivierten Elementen gefilterten Ordner "Alle E-Mails", könnt ihr die obere Menüleiste nutzen und Mails zurück in den Posteingang verschieben. Somit erhält das Element das Label "Posteingang" und gilt nicht länger als archiviert.

Befindet sich die E-Mail bereits im Papierkorb, ist der Schritt ein ähnlicher. Hier könnt ihr im oberen Menü das Feature "Verschieben" verwenden, um die eventuell versehentlich gelöschte Mail in einen Bereich eurer Wahl zu verschieben - z.B. ebenfalls zurück in den Posteingang. Gelöschte oder archivierte Mails können in den Posteingang verschoben werden Der zuvor erwähnte Tipp bzgl. der "Archiv"-Label-Erstellung und dem manuellen Zuordnen gilt auch an dieser Stelle.

Gmail-Tipps für Microsoft Outlook unter Windows

Im Menüpunkt "Datei → Tools" könnt ihr einen speziellen Archivordner festlegen, in den eure archivierten Mails beim Auslösen des "Archivieren"-Buttons oder bei der Nutzung der "Löschen"-Taste eurer Tastatur verschoben werden. Übrigens: die "ENTF"-Taste hingegen löscht eure E-Mails und verschiebt sie in den Papierkorb.

Und was ist mit dem "Archiv"-Label? Auch für Microsoft Mail-Software könnt ihr mit dem "+"-Button neben der Label-Übersicht innerhalb der Gmail-Oberfläche vorab ein Label erstellen, das im Outlook automatisch als IMAP-Ordner angezeigt wird. Der Outlook-Archivordner schafft in Verbindung mit Gmail-Labels Abhilfe Wählt ihr diesen als euren favorisierten Archivordner aus, werden sämtliche archivierten Mails bei Gmail direkt mit dem korrekten Label versehen, sodass ihr auf Dauer keine komplizierten Suchbefehle mehr verwenden müsst.

Vorgehensweise in Gmail und Outlook (Windows):

Gmail-Tipps für Mail-App unter Android

Die Gmail-App macht es euch unter Android vergleichsweise leicht. Vorab im Browser erstellte Labels können hier auf Knopfdruck einer oder mehreren Mails zugeordnet werden.

Wer sich ein paar Klicks sparen möchte, wählt in den allgemeinen Einstellungen im Bereich "Aktionen beim Wischen" die Funktion "Verschieben in" und kann somit E-Mails schnell und einfach in ein echtes Archiv verschieben.
Aktionen beim Wischen ... ... auf 'Verschieben in' umstellen Vorgehensweise in Gmail und Gmail-App (Android):

Gmail-Tipps für Apple Mail unter iOS

Die Standard-Mail-App auf dem iPhone lässt das direkte Zuordnen von Labels nicht zu, dafür könnt ihr in den Einstellungen eure Wisch- bzw. Streichgesten ebenso definieren wie in der alternativen Gmail-App, die für iOS ebenfalls bereitstehen würde. Das passende Menü findet ihr unter "Einstellungen → Mail → Streichgesten".
Die bekannten Streichgesten ... ... zum Verschieben von Mails Vorgehensweise in Gmail und Apple Mail-App (iOS):
Zu guter Letzt: Apple Mail verschiebt sämtliche gelöschten Gmail-Elemente ab Werk in das nicht vorhandene Archiv. Um E-Mails korrekt zu löschen und in den Papierkorb zu verschieben, müssen unter iOS die folgenden Einstellungen vorgenommen werden.
Apple Mail kann Gmail-Elemente ... ... auch korrekt löschen Anpassen von Papierkorb und Archiv (iOS):
Nun seid ihr bestens aufgestellt im Umgang mit dem Gmail-Archiv und den gängigsten Mail-Apps. Hinterlasst uns gerne einen Kommentar und verratet uns, wie ihr euer Postfach auf Vordermann bringt und mit archivierten E-Mails umgeht.