Študije primerov

87 % manj časa za poročila: kako smo 80 zaposlenim omogočili dostop do podatkov

Realnočasovni vpogled v poslovanje za vse zaposlene

87 % manj časa za pripravo mesečnih poročil

Odpravljeno ročno prepisovanje podatkov med oddelki

​Celovit pregled nad strankami v enem orodju

Vsak zaposleni potrebuje podatke

IT podjetja živimo od projektov, vzdrževalnih pogodb in hitrega odzivanja na potrebe strank. Pri 80 zaposlenih in več različnih podpornih službah – od prodaje, marketinga in računovodstva do projektne pisarne in helpdeskа – nastaja vsak dan ogromna količina podatkov. Vprašanje ni, ali podatki obstajajo. Vprašanje je, ali jih lahko uporabimo takrat, ko jih potrebujemo.

Vodstvo podjetja je imelo že kar nekaj let nadzorne plošče za grobo spremljanje poslovanja. Velik manko pa smo imeli pri spremljanju podatkov oddelkov. Dolgo časa smo delovali po klasičnem modelu: vodje so pripravljali poročila, računovodstvo je svoje podatke urejalo v Excelih, projektna pisarna pa je posodobitve pošiljala po e-pošti. Vsak oddelek je imel svoje tabele, svoje načine sledenja in svoje roke za oddajo poročil. Informacije so bile raztresene, pogosto zastarele in dostopne samo nekaterim.

Problem ni bil v pomanjkanju podatkov. Problem je bil v tem, da niso bili na voljo takrat in tistim, ki so jih potrebovali za odločanje.

Od e-poštnih poročil do analitike v realnem času

Začetek leta 2023 smo začeli z vprašanjem: kaj bi se zgodilo, če bi vsi zaposleni, ne samo vodje, imeli dostop do podatkov, ki jih potrebujejo za svoje delo? Kaj če bi prodajalec lahko sam preveril stanje pri stranki? Kaj če bi projektni vodja takoj videl, kje smo s porabo ur na projektu? Kaj če bi podpornik na helpdesku vedel, koliko odprtih zahtevkov ima trenutno v svoji čakalni vrsti?

To ni bila futuristična vizija. Vse te podatke smo že imeli v našem ERP in CRM sistemu. Samo dostopni niso bili na način, da bi jih lahko kdor koli hitro in preprosto pregledal.

Odločili smo se za postopno uvedbo Power BI analitike za podporne službe – prodajo, marketing, računovodstvo, helpdesk, projektno pisarno, prodajno administracijo in ostale. Cilj je bil jasen: ustvariti informirane zaposlene, ki imajo vpogled v podatke, potrebne za njihovo delo, pogovore s strankami in vsakodnevne odločitve.

Začetek: ure in promet po oddelkih

Prvi Power BI smo začeli razvijati v začetku leta 2023. Zakaj ravno analitika ur in prometa po stroškovnih nosilcih? Ker je to središče poslovanja – pokažemo, kje smo s prometom, kako rastemo, koliko za to ekipa dejansko dela in ali je kdo morda preobremenjen.

Prej smo te podatke pripravljali ročno. Vodje so morale eksportirati podatke iz PANTHEONa, jih pripraviti v Excelu, narediti vrtilne tabele in poslati naprej ali odložiti na enotno mesto. Če je kdo potreboval posodobitev, se je postopek ponovil. Podatki so bili točni za dan, ko so bili pripravljeni, naslednji dan pa že zastareli.

S Power BI smo dosegli, da vodje vidijo podatke v realnem času. Kar je v PANTHEONu, to vidijo tudi v analitiki. Če fakturiramo projekt, se to takoj prikaže. Brez zamikov, brez čakanja na mesečna poročila.

Pomembneje od samih številk je bilo to, da smo omogočili vpogled v podatke. Vodje lahko zdaj vidijo, iz katerih virov prihajajo prihodki – projekti, helpdesk, vzdrževalne pogodbe, najemi. Lahko spremljajo, katera področja poslovanja (PANTHEON, Power BI, spletne trgovine, digitalna transformacija, AI) rastejo in katera stagnirajo.

Vsak zaposleni pa lahko sam preveri, koliko ur je poročal, koliko prihodkov je ustvaril, kje se nahaja glede na plan. Ni več potrebno spraševati vodje ali računovodstva. Informacija je na voljo z enim klikom.

Preberite tudi: kako je Power BI podjetju Evitas omogočil strateški preskok >

Naprej: mesečna bilanca in stranka v središču

Ko smo videli, da prva analitika deluje, smo nadaljevali z Analitiko uspeha po mesecih – poenostavljeno mesečno bilanco oddelka. Prej smo jo pošiljali po e-pošti v Excelu. Zdaj je na voljo v eni aplikaciji, kjer so vsi ključni podatki za odločanje.

Sledila je Analitika stranke 365 – celovit pregled nad strankami. To ni bil le seznam kontaktov. Gre za kartico stranke, kjer vidimo:

• S katerimi področji poslovanja smo stranko že pokrili
• Kje so še priložnosti
• Odprte in zaključene ponudbe
• Letno realizacijo
• Koliko kateri oddelek dela za to stranko
• Mesečno in letno fakturiranje
• Promet po mesecih in letih
• Terjatve

Za prodajalca to pomeni, da gre lahko na sestanek s stranko popolnoma pripravljen. Vidi celotno sliko sodelovanja, ne le svojega dela. Projektni vodja lahko preveri, koliko drugih projektov trenutno teče pri isti stranki. Prodajalec vidi celotno plačilno dinamiko stranke. Vse na enem mestu.

Vsaka služba dobi svojo analitiko

Po tem, ko smo pokrili vodenje in splošne preglede, smo pripravili specializirane analitike za posamezne službe.

Helpdesk zdaj vidi svojo obremenjenost – koliko ima odprtih zahtevkov, v kakšnem statusu so, kako hitro jih zapira. Vsak podpornik lahko preveri svoje številke. Vodje pa vidijo, kje so ozka grla in kje je potrebna pomoč.

Projektna pisarna ima pregled nad vsemi projekti: vrednost, storitveni delež, časovnice v obliki Ganttovega diagrama, planirane in oddelane ure, poraba po stroškovnih nosilcih. Prej so morali te podatke zbirati iz več virov. Zdaj je vse na enem mestu.

Prodajna administracija lahko spremlja svoj proces – od ponudbe do podpisa pogodbe. Vidi, kje se zadeve ustavljajo, kateri ponudbeni procesi tečejo predolgo.

Ključno pri tem je bilo, da nismo naredili analitike samo za vodje. Vsaka analitika ima dva pogleda: en za vodjo (pregled nad celotno ekipo) in en za zaposlenega (vpogled v svoje delo).

Študija primera → Ko podatki spregovorijo: kako smo s Power BI spoznali, kateri podatki nam prinašajo dodano vrednost

Trženjsko-prodajno-projektni lijak

Ko smo imeli podatke iz posameznih služb, smo naredili naslednji korak: povezali smo jih v enoten pogled. Nastala je analitika trženjsko-prodajno-projektnega lijaka, ki povezuje podatke o možnih strankah, prodajnih priložnosti in projektih.

Prej smo imeli podatke za marketing v svojem sistemu, prodajo v svojem, projekte spet drugje. Nihče ni videl celotne slike. Zdaj lahko v vsakem trenutku vidimo, koliko imamo odprtih priložnosti v posamezni fazi, za katero področje poslovanja, kakšna je vrednost.

To nam omogoča, da ukrepamo sproti, ne šele ob koncu meseca, ko zbiramo podatke za poročilo. Če vidimo, da imamo premalo odprtih priložnosti v določeni fazi, lahko takoj ukrepamo.

Periodika: od seznamov do analitike

Ena zahtevnejših analitik je bila Analitika za periodiko – pregled nad tem, kaj, koliko in komu redno fakturiramo. Tukaj ni šlo samo za razvoj Power BI poročila. Morali smo urediti tudi podatkovne vire – naš proces periodičnega fakturiranja ima namreč specifične zahteve, ki jih generična rešitev v PANTHEONu ne pokrije v celoti. Skupaj z našimi programerji smo zato dopolnili obrazce v PANTHEONu in pripravili prilagojen izpis, ki podatke preko web servisov pravilno prenaša v Power BI.

Pred tem je računovodstvo pripravljalo sezname iz PANTHEONa in jih pošiljalo naprej. Zdaj lahko vsak vodja sam preveri: koliko pogodb imamo prodanih, katerim strankam, kakšne tipe pogodb, kdo je skrbnik stranke. To močno poveča preglednost in omogoči hitro kontrolo periodičnih prihodkov.

Izziv: od orodja za vodje do navade zaposlenih

Tehnično gledano je bil razvoj analitike zahteven, a izvedljiv. Večji izziv je bilo spremeniti miselnost – da analitika ni narejena samo za vodje, ampak lahko deluje tudi kot orodje za samokontrolo služb ali posameznikov.

Zato smo začeli s preprosto verzijo 1.0 za vsako službo. Ne z dokončnim produktom, ampak z osnovno analitiko, ki službe spodbudi k razmišljanju: kaj bi še potrebovali? Kaj manjka? Kako bi to še lahko uporabili?

Ker so službe različno zrele in tehnično različno podkovane, je bila to najbolj učinkovita pot. Namesto da bi vse napovedali, smo jih vključili v proces.

Ob vsaki novi analitiki smo naredili kratko delavnico z uporabniki. Pokazali smo, kako se uporablja in kaj vse lahko vidijo. Povabili smo jih, naj povedo, kaj manjka ali kaj bi dodali. Če je bilo smiselno za širšo uporabo, smo to implementirali.

Ta prenos znanja in vključevanje uporabnikov je bilo ključno. Brez tega bi imeli analitike, ki bi obstajale, a jih nihče ne bi uporabljal. Zdaj pa so postale del vsakodnevnega dela.

Sodelovanje različnih strokovnjakov

Uspeh projekta je bil v sodelovanju strokovnjakov iz različnih področij. Projektna pisarna je vodila celoten projekt, ker je poznala procese različnih služb in razumela, kje so viri podatkov.

Pri projektu so sodelovali:

• Projektna pisarna – vodenje, zbiranje zahtev, koordinacija med oddelki, testiranje, prenos znanja
• BI strokovnjaki – razvoj analitik, eksperimentiranje s podatki, vizualizacije
• Programerji ERP sistema – priprava podatkovnih virov, doprogramiranje dodatnih elementov
• Zaposleni iz posameznih služb – testiranje, povratne informacije, preverjanje pravilnosti

Projekt je bil uspešen, ker so bili vključeni tisti, ki bodo analitiko uporabljali. Zaposleni so aktivno sodelovali pri oblikovanju rešitev, dajali povratne informacije in predlagali izboljšave. Brez njihovega vključevanja bi imeli orodje, ki ga nihče ne bi uporabljal.

Kaj smo dosegli

Po dveh letih uporabe lahko povemo konkretne rezultate:

• prihranek časa: mesečna poročila, za katera smo prej porabili 32 ur ročnega dela, so zdaj dostopna v realnem času z enim klikom in so pripravljena v skoraj 90 % manj časa.
• Dostopnost podatkov: vsak zaposleni ima dostop do podatkov, ki jih potrebuje za svoje delo. Ni več potrebe po pošiljanju zahtev računovodstvu ali vodjem.
• Hitrejše odločanje: ker so podatki v realnem času, lahko ukrepamo sproti, ne šele ob mesečnih poročilih.
• Boljša preglednost: celovit pregled nad strankami, projekti, zahtevki in periodiko na enem mestu.
• Informirani zaposleni: zaposleni vedo, kaj se v podjetju dogaja, kako njihov oddelek deluje, kje so priložnosti.

Preverite možnosti poslovne analitike Power BI >

Ključne lekcije iz projekta

Tekom uvedbe poslovne analitike smo dosegli več pomembnih spoznanj.

Ne začnite z vsem naenkrat. Namesto razvoja analitik za vse službe hkrati smo začeli z eno in postopoma širili. Vsaka nova analitika je bila temelj za naslednjo, službe pa so videle možnosti, še preden so dobile svoj del sistema.

Vključite uporabnike od začetka. Tehnično dovršena analitika brez vključenosti uporabnikov ostane neuporabljena. Njihove povratne informacije so oblikovale končno rešitev. Z vključevanjem uporabnikov smo namesto funkcionalnosti dobili sprejemljivost in uporabnost.

Verzija 1.0 je dovolj dobra za začetek. Prva verzija vsake analitike je bila osnovna in je služila kot začetna točka za dialog. Če bi čakali na popolnost, bi čakali predolgo. Namesto tega smo iterativno izboljševali na podlagi resničnih potreb.

Prenos znanja je kritičen za sprejetje. Pri vsaki analitiki smo organizirali delavnice, kjer smo pokazali, kako in zakaj jo uporabljati. S tem smo dosegli, da je analitika postala vsakodnevna navada, ne le tehnološka možnost.

Pogled v prihodnost

Zaposleni so analitike sprejeli pozitivno. Vsako novo poročilo je bilo sprejeto z zanimanjem, ker jim omogoča boljšo organizacijo dela.

Pomembno je bilo, da nismo uvedli samo orodja. Uvedli smo novo navado – da pred sestankom s stranko preveriš podatke, da pred tedenskimi sestanki pogledaš številke, da sproti spremljaš svoje delo.

To ni bila le tehnična sprememba. Bila je sprememba načina dela.

Trenutno nadgrajujemo analitiko in jo povezujemo z ISO standardi 9001 in 27001. Cilj je, da se ključne metodologije in kazalniki (KPI) neposredno avtomatizirajo ter merijo v Power BI. Na ta način bomo razvili še naprednejši sistem, ki ne bo služil le notranjemu nadzoru, ampak postal tudi produkt za trg – BI analitika za podporo ISO standardom.

Zaupajte nam svoj izziv >

Za več informacij o tem, kako lahko Power BI analitika pomaga tudi vašemu podjetju, smo vam na voljo na tel. št. 02 88 79 780 ali e-naslovu [email protected].